Fulong Beach in Xinbei 大飯店小人資

去年還在製作業從事人資工作的時候，爭取到主辦新進人員歡迎活動的機會。雖然以前在飯店業也辦過類似的活動，但是因為當時公司規模比較小，所以複雜度並沒有這麼高。這篇文章紀錄了當時規劃活動的省思心得，往後如果還有接觸到類似的工作內容，可以當作guideline參考。

主辦人負責規劃活動流程、協調同事支援的項目及掌握餐點/道具準備進度，通常活動主持也會由主辦人負責，各個部分都有一些眉角需要注意。

活動規劃

從這次的經驗中，我覺得舉辦任何活動前，都要自己思考過活動的目的，也就是這個活動究竟想要達成什麼效果，並確保自己的見解與主管的一致。先清楚最終目的後，在活動進行地不完全依照預期時，才有一個取捨的準則。

舉例來說，除了可能受到過去在公關公司工作的經驗影響外，我本身的個性也是會把每個行程銜接得很緊密、不喜歡有些人或事延誤時間，所以當破冰活動太多、可能超時的時候，我會採用減法刪除活動。

但這個活動的目的是讓新人對公司、導師、同期有更深的認識，所以主管認為應該盡量保留他們深入交流的時間。如果超時太多，會建議刪除指定書目導讀部分。

其實主管這樣講，我也覺得很有道理，一秒被說服(笑)。

依據以往的慣例，迎新活動都是在11:30 ~ 13:30舉辦，但是內容要包括：<公司簡介>、<參考書目導讀>、<導師介紹>、<破冰活動>，還要吃午餐，總之就是很忙。其實從同事那聽來的情報，歷年來在時間不夠的情況下，<參考書目導讀>都是最先被犧牲的。如果有時候董事長/總經理一時興起來參加迎新活動，那這個項目的時間就會挪用給長官致詞。

但我決定把<公司簡介>、<參考書目導讀>安排在最不可能被犧牲掉的11:30~12:00間完成，同時讓新人邊用餐邊聽講。等到12點導師也抵達後，再開始介紹，並且一起玩遊戲。如果董事長/總經理來，就犧牲玩遊戲的時間。因為我覺得......雖然不同部門的同事間相互認識很重要，但其實不是每天相處的人最終還是很容易忘記，其實在活動中最需要也最可能熟識的是公司文化跟導師。

另外還有一個原因是：午休時間(12:00~13:30)進行破冰遊戲，藉此認識不同部門的同事，員工可以簡單想成「今天去跟不同部門的人一起吃午餐」。但如果是知識性的學習，像是組織文化、書目導讀等，在午休時間舉辦，就形同於在員工休息時間舉辦教育訓練了。以目前的勞動意識而言，聽起來不是那麼有正當性......

協調工作分配

因為當時的同事人都很耐斯，在請求對方的協助都沒有遇到什麼困難，但權責層級的部分在某些公司需要特別注意。

舉例來說，因為我自己是第一次主持破冰遊戲，難免會有點擔心自己的表現，所以就在徵詢了大家的工作進度後安排了行前會，希望大家能跟我再預演一次，當場也可以確認每個人需要執行的事項。結果當時的主管看到我發行前會通知，有點不是很高興。

主管的思考點在於：一、行前會不是很有必要，因為之前大家已經跟我順過一次破冰遊戲的部分了；二、如果真的想要召開行前會，應該事先跟主管請示，因為這會占用到其他同事的工作時間。

但我的思路卻是：一、在我過往的工作經驗裡，活動行前會是最後一次團隊可以釐清所有疑問，並共同檢視活動流程有無不周慮的部分，而且上次我也僅順過破冰遊戲，並沒有順過所有活動流程，何況破冰遊戲在上次討論過後還做了一些修正，還要考慮另一位同事如何救援主持；二、我的訊息已經明確告知同事，有餘裕再參加，如果工作太忙，我會另外找時間一對一討論。

唔......這應該就是萬年無解的組織文化問題。

因為主管所說的「重複的事情會占用到其他同事的工作時間」，其實不會發生；如果發生，同事可能要練習如何不因他人請求影響自己工作進度。如果當場同事被主管指派去處理其他緊急工作，我個人見解是「跟我說一聲」，我們再私下討論。

我想主管真實的心聲應該是：不希望有人在沒有得到主管許可的情況下，去動搖部門長期以來的做事方式，即便是一個很旁枝末節的事情。

我想自己可以認同的是：不確定組織行事習慣前，有任何可能會影響到其他同事工作進度的安排前，先跟主管討論。

但就辦理活動的角度而言，我很難想像有人活動前一天不開行前會、把握make sure every team member is on the same page的最後機會。在這個公司以外的任何地方，我想自己不會認同這個說法......

餐點道具

因為每年的活動流程都大同小異，道具都可以重複利用，所以這部分比較偏向盤點跟補充資源，回憶起來沒有印象特別深刻的地方。

破冰遊戲

過去在飯店業也有辦過類似的活動，但是我覺得在飯店業對破冰活動的需求沒有這麼高。可能是因為大部分的員工都住同一個宿舍，在新人迎新活動之前，新人搞不好已經自成人際小泡泡了。但當時在製造業任職的公司編制相當大，畢竟還分成半成品與成品兩大體系，新人之間搞不清楚對方的部門跟執掌非常正常。

但說實在活動時間畢竟很短，努力想在破冰遊戲上尋求一點新意，還是沒有讓人很驚豔的創意，最後能玩的遊戲也是跟往年大同小異。所以經過此事後，我的想法是：破冰遊戲會有趣的主因不是遊戲本身，而是主持人是否擅長營造氣氛。

那我自己說話平常的表現方式，無論是聲線、語速、聲調等，雖然口齒清晰，但是缺乏情緒張力。主持真的滿需要練習的，相較之下，角色定位在救援主持的同事經過康輔社的洗禮，她的聲線、語調、語速轉換可以非常快速且流暢。

我曾經想成為像同事那樣的人，但是感謝主管在我離職前仍舊給我一次近距離觀察並向同事學習主持的機會，我覺得這件事有點違逆我的本質了。我覺得同事能夠那麼容易在各種情緒中切換，是因為她平常就喜歡大笑，她的情緒轉折是很有層次且豐富的。

但我長大之後才了解：阿......像我這樣情感中空的人，在人口比例上是比較少的。所謂的「情感中空」就是：很難感到快樂，也很難感到悲傷，所以我會很難在聲音上表現吧。所幸，近幾年情緒感知的sensor靈敏度有增加，因此有機會還是可以練習看看，但我想以後這方面應該不會是未來發展的主要方向了。

以後遇到主持工作，我覺得直接委託給擅長的同事就好。