昨天暑期實習生歡送茶會順利落幕，過程中雖然有些波折，但是幸虧在各部門的支持與協助下，大小問題都迎刃而解，也很慶幸過去在公關公司的經驗，在這個部分也使得上力。
以下我想分享：
1. 舉辦這個活動的意義
2. 執行方式的討論及困難
3. 下次可改進的部分
4. 活動亮點
從人資立場出發，當然我們會藉著這個活動展現公司照顧員工的形象，來達到延攬優秀實習生的目的，也希望在這個活動中，可以得到同學的回饋，作為改善未來實習計畫的參考。就活動籌辦的層面來說，我覺得在公關公司的經驗給我一個很好的工作態度。
小女不才，有幸在公關業界兩家頗具知名度的公司擔任小助理/專員，工作當時並沒有對籌辦活動有什麼特殊的想法，只是覺得自己要認真地把事情執行好。但是在這兩個地方認識了幾位能力出眾的前輩，除了日常工作時會逐步了解他們的工作哲學外，有時候去看他們的FB也會有很多收穫。在我離開公司後，有次偶然看到過去交集不多的前輩大學時代的一篇po文，讓我覺得我還在公司的時候應該要更認真看待自己的工作。
那是關於畢業生活動的貼文，性質跟我這次舉辦的實習生歡送茶會有點像，如果我的記憶沒有太多的偏誤，內容概要是這樣子的：
"雖然現在事情變成這樣子不能完全說是我的錯，但是我覺得畢業茶會是每一個畢業生一生重要的時刻，有些人是偏鄉唯一考上台大的學生，整個村子包車北上來觀禮；有些人的家在台灣極南，父母也是請假特別前來觀禮，考慮到這些，是不是應該多一份細心在這個活動上？"
同理，我們這次的實習生中，有些從屏東來的學生，他們以後可能不會有很多機會再到福隆來了，所以是不是應該盡力給他們一個美好的回憶？
對我來說，這是我願意在這個部分花多一份心力的原因之一。
其實上級指示要籌辦這個活動真的來得超突然，時間就訂在一個禮拜後，還剛好遇到人資每月判考勤、結薪的時期，讓我在思考活動內容時要不斷考慮執行上會不會讓我們無法負荷。籌辦活動不外乎就是決定時間、地點、場勘、場地配置、製作細流表、場佈及活動執行。
* 決定時間：除了要看實習生跟主管的班表外，還要考慮當天的住房率，總不能前場忙不過來的時候，還要實習生來參加茶會。
* 決定地點：這部分比起記者會來說單純很多，少了客戶很多的特殊要求，晨會辦公室就很OK了，不需要跟訂席壓飯店場地。
* 場勘&場地配置&場佈：因為是熟悉的場地，所以座位規劃上進行得滿順利的，加上有上次前輩帶領的實習生到職茶會經驗，很多小問題也能隨機應變。
實際完成的配置如下圖，左前方為餐點桌，白板下的紅沙發剛好可以收納活動道具：
受到兩位主管的肯定，我還滿高興的。
*細流表&活動執行：這次的活動規劃是採3位主管、3位同學心得分享交錯進行的方式，最後再加上實習生代表領獎的部分。當然這部分的前置就要蒐集同學的心得進行選拔，但還算是工作目前可負擔的部分。同學分享的示意圖如下，我覺得當場氣氛還滿動人的。
這次這部分比較沒做那麼仔細，除了流程外，也該把每個工作人員在什麼時間該進行的動作整理出來，整個流程會更流暢一些，也比較不會手忙腳亂。
*破冰：這次活動一開始就安排主管致詞，但缺少破冰活動的結果是同學無法立即進入情境，主管想跟同學有所互動也不太有回饋。我覺得這次是遇到人資結薪期，所以無力如此精緻。如果下次有比較充裕的時間可以朝這個方向努力。
*主持人：這次我主持得不算好，因為一直在看稿，畢竟我的講稿也是活動前一天才寫好，真的無力去做太多準備，但是相同地，以後可以朝這個方向努力。
過去辦記者會的經驗，讓我知道photo call是非常重要的，好的照片是增加版面的好機會。延續這個觀念，這次請美工幫忙特別製作了結訓證書手舉牌，讓同學拍照用。這是我的得意之作，同學們也很捧場地拼命拍照，覺得欣慰！
接下來還有9月初的茶會跟9月底的火鍋大會，舉辦活動也是人資的必修課之一。
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